Entenda a importância da Gestão de Documentos para sua empresa

Organizar os arquivos da maneira correta contribui para o sucesso das operações empresariais em um mundo onde se produz conteúdo em grande escala.

Manter os documentos organizados é uma dos maiores desafios das empresas, independente do porte e do setor. A boa gestão implica em administrar, não apenas o fluxo de demandas relacionadas á mão de obra.

Nesse cenário, é extremamente essencial desenvolver técnicas e ações que facilitem a o armazenamento de arquivos com contratos, contas, dados de clientes e funcionários, entre outros documentos.

Saiba que soluções você pode tomar para inserir em seu negócio um sistema eficiente de gestão de documentos e informações.

O que é gestão de documentos

O termo diz respeito a um conjunto de técnicas e atitudes que visam tornar o uso, a avaliação e o armazenamento de informações e documentos de uma empresa mais versátil, eficiente, ágil, prático e racional.

Nesse contexto, tudo o que é importante para o negócio e deve ser mantido em condições de ótima preservação deve ser organizado de forma adequada. De forma simplificada, é uma maneira de se armazenar as informações relevantes para o eficaz funcionamento da empresa.

Por que esse procedimento é importante

O fluxo de transações das empresas tende a aumentar na medida em que elas vão ocupando espaço no mercado de trabalho e vão ganhando visibilidade e confiabilidade.

Nesse sentido, no mundo de negócios, existem empresas que se dedicam a propor soluções inovadoras que visam otimizar e facilitar a rotina e a organização. Esse é o caso das locadoras de espaços para a guarda de documentos.

Ao contratar esse tipo de serviço, você terá a oportunidade de ser contemplado com os seguintes benefícios:

• Maior tempo de dedicação para outros departamentos, como, por exemplo, o de relacionamento com o cliente, de forma a proceder com novos contratos;

• Liberação de espaços na empresa para a implementação de novos setores ou ampliação de algum departamento já existente;

• Aumento da produtividade e maior agilidade no desenvolvimento de atividades diárias;

• Redução de custos e melhoria na gestão financeira;

• Maior controle dos arquivos, rastreabilidade e proteção de dados sigilosos. Ao reunir todos os documentos em um box, você terá certeza e garantia de que nada será extraviado ou retirado da ordem;

• Identificação precisa de cada item e descarte de papeis obsoletos.

Como definir a estrutura de gestão de documentos

Contratar um serviço de guarda de documentos pressupõe organização e planejamento. Não é, simplesmente, reunir todos os arquivos sem critério de seleção e colocar no box. Esse tipo de atitude pode até dificultar a rotina da empresa.

Você deve ter em mente que o objetivo é simplificar e facilitar o arquivamento de informações para que, quando necessário ter acesso a elas, saber exatamente onde encontrá-las.

Isso envolve a elaboração de categorias de arquivamento que devem estar relacionadas ao fluxo, uso, avaliação, finalidade e frequência de acesso aos documentos, por exemplo.

Nesse sentido, tudo que é usado com frequência mínima ou que compõe informações que não são relevantes para a rotina, mas que dizem respeito ao histórico da empresa e que, portanto deve ser guardado, pode ser arquivado sem maiores problemas.

Ao entender esse processo, você terá condições que possibilitem a produção, administração, controle e manutenção do que será arquivado. Além disso, poderá tornar realidade elementos relacionados à economia, eficiência e gerenciamento de documentos.

Vale lembrar que todas essas ações implicam em um trabalho pautado em economia sustentável e gestão de qualidade. Esta visa a constituição de uma estrutura lógica que assegura a coerência de busca e identificação dos dados.

Para isso, os documentos devem ser codificados e referenciados considerando os respectivos interessados que poderão manuseá-los. Ou seja, para cada setor da empresa, você deve organizar um tipo de arquivo.

Em outras palavras, a gestão da qualidade relacionada aos documentos diz respeito aos conceitos que estão relacionados diretamente à para a elaboração, verificação, validação e controle dos arquivos a partir dos seguintes critérios:

1. Compilação (por projeto, cliente, produto, data);

2. Indexação (como buscar?);

3. Condições de acesso (quem pode ver? como?);

4. Arquivo (arquivo físico, software);

5. Armazenamento e manutenção (condições ambientais e seguras principalmente para registros em arquivo morto);

6. Tempos de retenção;

7. Inutilização.

Prosseguindo com a guarda de documentos

A partir das informações que compartilhamos, você terá todas as condições necessárias para solicitar a solução self storage rio de janeiro em espaços específicos que contam com box climatizados e protegidos a partir de protocolos rígidos de segurança.